Wat is automatisering en waar begin je?
Automatisering betekent dat u terugkerend werk dat steeds dezelfde stappen volgt, door software laat uitvoeren in plaats van door een mens. Het gaat niet om robots of om minder personeel: het gaat om werk dat geen oordeel vraagt, zoals gegevens overtypen, herinneringen versturen of een rapport samenstellen. U begint er het best klein mee, bij iets waarvan u vandaag weet hoeveel tijd het kost.
Wat is automatisering, concreet?
In een bedrijf komt automatisering bijna altijd neer op een van deze vier dingen:
- Gegevens doorgeven van het ene systeem naar het andere, zodat niemand ze nog overtypt. Een bestelling uit de webshop die vanzelf in de facturatie staat.
- Iets versturen op het juiste moment: een herinnering de dag voor een afspraak, een opvolgmail na een offerte, een melding wanneer de voorraad onder een drempel zakt.
- Documenten opmaken uit gegevens die u al hebt: offertes, werkbonnen, facturen, rapporten.
- Controleren en sorteren: binnenkomende aanvragen naar de juiste persoon sturen, of nakijken of een dossier volledig is.
Wat die vier gemeen hebben: de stappen liggen vast, en er is geen beoordeling nodig. Zodra er wel een oordeel nodig is, bereidt de automatisering voor en beslist een mens.
Waar u naar zoekt
Taken die vaak terugkomen, telkens dezelfde stappen volgen en geen beoordeling vragen. Gegevens overtypen van het ene systeem naar het andere is het schoolvoorbeeld. Een goede test: kunt u de taak uitleggen aan een nieuwe medewerker in vijf zinnen zonder het woord "meestal"? Dan is ze rijp voor automatisering.
Begin bij iets kleins en meetbaars
Kies iets waarvan u vandaag kunt zeggen hoeveel tijd het kost. Zonder dat cijfer weet u achteraf niet of het iets opleverde, en dan stopt de rest van het initiatief vanzelf. Een half uur per dag dat verdwijnt, overtuigt meer dan een groot plan op papier.
Automatiseer geen rommel
Een slecht proces sneller uitvoeren maakt het niet beter, alleen sneller fout. Ruim het proces eerst op. Soms blijkt dan dat de stap zelf overbodig is, en dat is de goedkoopste automatisering die er bestaat.
Koppelen, een bestaand pakket of maatwerk?
Er zijn drie manieren, en de goedkoopste die volstaat is de juiste:
- Een functie die u al hebt. Veel pakketten kunnen meer dan u gebruikt. Kijk eerst daar.
- Een koppeling tussen twee pakketten via hun API. Vaak de ingreep met het grootste effect, omdat het overtypen volledig verdwijnt.
- Software op maat, wanneer uw manier van werken afwijkt van wat standaardpakketten veronderstellen. Wanneer dat loont, leest u in standaardsoftware of maatwerk en op software op maat.
Voorzie wat er misgaat
Elke automatisering faalt ooit. De vraag is of iemand het merkt. Een proces dat stilletjes stopt, is gevaarlijker dan een handmatige stap die iemand vergeet, want niemand kijkt ernaar. Zorg dus dat een storing een melding geeft, en dat iemand weet dat die melding voor hem bedoeld is.
Houd een mens in de lus waar het telt
Bij alles met financiële gevolgen of gevolgen voor een klant: laat de automatisering voorbereiden en een mens bevestigen. Dat kost enkele seconden en voorkomt de fouten die u het duurst te staan komen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen automatisering en digitalisering?
Digitaliseren is van papier naar scherm gaan: een formulier wordt een invulscherm. Automatiseren gaat een stap verder: wat er na het invullen moet gebeuren, gebeurt vanzelf. Eerst digitaliseren, dan automatiseren. Meer in een workflow digitaliseren.
Is automatisering alleen iets voor grote bedrijven?
Nee. Net in een klein bedrijf weegt een uur overtypen per dag zwaar door, omdat het werk bij dezelfde paar mensen terechtkomt.
Heb ik daar AI voor nodig?
Meestal niet. Werk met vaste stappen heeft geen AI nodig, gewone software volstaat. AI wordt nuttig waar de invoer rommelig is: een document uitlezen, een vraag in gewone taal begrijpen. Zie AI-toepassingen.
Verder
Wilt u weten wat er in uw bedrijf te automatiseren valt? Op maatwerk leest u hoe wij zo'n traject aanpakken, of neem meteen contact op.