Was ist Automatisierung und wo fangen Sie an?

Automatisierung bedeutet, dass Sie wiederkehrende Arbeit, die immer denselben Schritten folgt, von Software statt von einem Menschen erledigen lassen. Es geht nicht um Roboter oder um weniger Personal: Es geht um Arbeit, die kein Urteilsvermögen verlangt, etwa Daten abtippen, Erinnerungen versenden oder einen Bericht zusammenstellen. Am besten fangen Sie klein an, bei etwas, von dem Sie heute wissen, wie viel Zeit es kostet.

Was ist Automatisierung, konkret?

In einem Unternehmen läuft Automatisierung fast immer auf eines dieser vier Dinge hinaus:

• Daten weitergeben von einem System ins andere, sodass niemand sie mehr abtippt. Eine Bestellung aus dem Webshop, die von selbst in der Fakturierung steht.
• Etwas im richtigen Moment versenden: eine Erinnerung am Tag vor einem Termin, eine Nachfassmail nach einem Angebot, eine Meldung, wenn der Lagerbestand unter eine Schwelle sinkt.
• Dokumente erstellen aus Daten, die Sie bereits haben: Angebote, Arbeitsscheine, Rechnungen, Berichte.
• Prüfen und sortieren: eingehende Anfragen an die richtige Person weiterleiten oder kontrollieren, ob eine Akte vollständig ist.

Was diese vier gemeinsam haben: Die Schritte stehen fest, und es ist keine Beurteilung nötig. Sobald doch ein Urteil gefragt ist, bereitet die Automatisierung vor und ein Mensch entscheidet.

Wonach Sie suchen

Aufgaben, die häufig wiederkehren, jedes Mal denselben Schritten folgen und keine Beurteilung erfordern. Daten von einem System ins andere abzutippen ist das Paradebeispiel. Ein guter Test: Können Sie die Aufgabe einem neuen Mitarbeiter in fünf Sätzen erklären, ohne das Wort „meistens“ zu verwenden? Dann ist sie reif für die Automatisierung.

Beginnen Sie mit etwas Kleinem und Messbarem

Wählen Sie etwas, von dem Sie heute sagen können, wie viel Zeit es kostet. Ohne diese Zahl wissen Sie hinterher nicht, ob es etwas gebracht hat, und dann verläuft der Rest der Initiative von selbst im Sande. Eine halbe Stunde pro Tag, die wegfällt, überzeugt mehr als ein großer Plan auf dem Papier.

Automatisieren Sie keinen Wildwuchs

Einen schlechten Prozess schneller auszuführen macht ihn nicht besser, nur schneller falsch. Räumen Sie den Prozess erst auf. Manchmal zeigt sich dann, dass der Schritt selbst überflüssig ist, und das ist die günstigste Automatisierung, die es gibt.

Anbinden, ein bestehendes Paket oder Individualsoftware?

Es gibt drei Wege, und der günstigste, der ausreicht, ist der richtige:

1. Eine Funktion, die Sie schon haben. Viele Pakete können mehr, als Sie nutzen. Schauen Sie zuerst dort.
2. Eine Anbindung zwischen zwei Paketen über deren API. Oft der Eingriff mit der größten Wirkung, weil das Abtippen vollständig entfällt.
3. Individualsoftware, wenn Ihre Arbeitsweise von dem abweicht, was Standardpakete voraussetzen. Wann sich das lohnt, lesen Sie in Standardsoftware oder Individualsoftware und auf Individualsoftware.

Rechnen Sie mit dem, was schiefgeht

Jede Automatisierung fällt irgendwann aus. Die Frage ist, ob es jemand merkt. Ein Prozess, der still stehen bleibt, ist gefährlicher als ein manueller Schritt, den jemand vergisst, denn niemand schaut hin. Sorgen Sie also dafür, dass eine Störung eine Meldung auslöst und dass jemand weiß, dass diese Meldung für ihn bestimmt ist.

Behalten Sie einen Menschen in der Schleife, wo es zählt

Bei allem mit finanziellen Folgen oder Folgen für einen Kunden: Lassen Sie die Automatisierung vorbereiten und einen Menschen bestätigen. Das kostet einige Sekunden und verhindert die Fehler, die Sie am teuersten zu stehen kommen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und Digitalisierung?

Digitalisieren heißt, vom Papier auf den Bildschirm zu wechseln: Aus einem Formular wird eine Eingabemaske. Automatisieren geht einen Schritt weiter: Was nach dem Ausfüllen passieren muss, passiert von selbst. Erst digitalisieren, dann automatisieren. Mehr in Von Papier zu digital.

Ist Automatisierung nur etwas für große Unternehmen?

Nein. Gerade in einem kleinen Unternehmen fällt eine Stunde Abtippen pro Tag schwer ins Gewicht, weil die Arbeit bei denselben wenigen Menschen landet.

Brauche ich dafür KI?

Meistens nicht. Arbeit mit festen Schritten braucht keine KI, gewöhnliche Software genügt. KI wird dort nützlich, wo die Eingabe unordentlich ist: ein Dokument auslesen, eine Frage in normaler Sprache verstehen. Siehe KI-Anwendungen.

Wie es weitergeht

Möchten Sie wissen, was sich in Ihrem Unternehmen automatisieren lässt? Auf maßgeschneiderte Software lesen Sie, wie wir ein solches Projekt angehen. Oder nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf.