¿Qué es la automatización y por dónde empezar?
Automatizar significa dejar que el software ejecute, en lugar de una persona, el trabajo recurrente que sigue siempre los mismos pasos. No se trata de robots ni de tener menos personal: se trata del trabajo que no exige criterio, como teclear datos de un sistema a otro, enviar recordatorios o componer un informe. Lo mejor es empezar en pequeño, por algo de lo que hoy sepa cuánto tiempo cuesta.
¿Qué es la automatización, en concreto?
En una empresa, la automatización se reduce casi siempre a una de estas cuatro cosas:
- Pasar datos de un sistema a otro, para que nadie tenga que volver a teclearlos. Un pedido de la tienda online que aparece por sí solo en la facturación.
- Enviar algo en el momento oportuno: un recordatorio el día antes de una cita, un correo de seguimiento tras un presupuesto, un aviso cuando las existencias bajan de un umbral.
- Generar documentos a partir de datos que ya tiene: presupuestos, partes de trabajo, facturas, informes.
- Comprobar y clasificar: dirigir las solicitudes entrantes a la persona adecuada, o verificar si un expediente está completo.
Lo que las cuatro tienen en común: los pasos están fijados y no hace falta ninguna valoración. En cuanto sí hace falta un criterio, la automatización prepara y una persona decide.
Qué buscar
Tareas que se repiten a menudo, siguen siempre los mismos pasos y no exigen ninguna valoración. Teclear datos de un sistema a otro es el ejemplo de manual. Una buena prueba: ¿puede explicarle la tarea a un empleado nuevo en cinco frases sin usar la palabra «normalmente»? Entonces está madura para automatizarla.
Empiece por algo pequeño y medible
Elija algo de lo que hoy pueda decir cuánto tiempo cuesta. Sin esa cifra no sabrá después si sirvió de algo, y entonces el resto de la iniciativa se apaga sola. Media hora al día que desaparece convence más que un gran plan sobre el papel.
No automatice el desorden
Ejecutar más rápido un proceso malo no lo mejora, solo lo equivoca antes. Ordene primero el proceso. A veces resulta entonces que el paso en sí sobra, y esa es la automatización más barata que existe.
¿Una integración, un paquete existente o software a medida?
Hay tres caminos, y el correcto es el más barato que baste:
- Una función que ya tiene. Muchos paquetes pueden hacer más de lo que usted utiliza. Mire primero ahí.
- Una integración entre dos paquetes a través de su API. A menudo es la intervención con mayor efecto, porque el tecleo desaparece por completo.
- Software a medida, cuando su forma de trabajar se aparta de lo que dan por supuesto los paquetes estándar. Cuándo compensa, lo explicamos en software estándar o a medida y en software a medida.
Prevea qué puede fallar
Toda automatización falla alguna vez. La cuestión es si alguien lo nota. Un proceso que se para en silencio es más peligroso que un paso manual que alguien olvida, porque nadie lo mira. Asegúrese, pues, de que una avería genere un aviso, y de que alguien sepa que ese aviso va dirigido a él.
Mantenga a una persona en el circuito donde cuenta
En todo lo que tenga consecuencias económicas o consecuencias para un cliente: que la automatización prepare y que una persona confirme. Cuesta unos segundos y evita los errores que más caros le salen.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre automatización y digitalización?
Digitalizar es pasar del papel a la pantalla: un formulario se convierte en una pantalla que se rellena. Automatizar va un paso más allá: lo que tiene que ocurrir después de rellenarlo ocurre por sí solo. Primero digitalizar, después automatizar. Más en del papel a lo digital.
¿La automatización es solo para grandes empresas?
No. Precisamente en una empresa pequeña pesa mucho una hora diaria de tecleo, porque el trabajo recae siempre en las mismas pocas personas.
¿Necesito IA para eso?
Normalmente no. El trabajo con pasos fijos no necesita IA, basta con software corriente. La IA resulta útil allí donde la entrada es desordenada: leer un documento, entender una pregunta en lenguaje corriente. Véase aplicaciones de IA.
Más información
¿Quiere saber qué se puede automatizar en su empresa? En soluciones a medida explicamos cómo abordamos un proyecto así, o póngase directamente en contacto con nosotros.