Czym jest automatyzacja i od czego zacząć?
Automatyzacja oznacza, że powtarzalną pracę, która za każdym razem przebiega według tych samych kroków, wykonuje oprogramowanie zamiast człowieka. Nie chodzi o roboty ani o mniejszą liczbę pracowników: chodzi o pracę, która nie wymaga oceny, taką jak przepisywanie danych, wysyłanie przypomnień czy zestawianie raportu. Najlepiej zacząć od czegoś małego, o czym już dziś wiadomo, ile czasu zajmuje.
Czym jest automatyzacja w praktyce?
W firmie automatyzacja niemal zawsze sprowadza się do jednej z czterech rzeczy:
- Przekazywanie danych z jednego systemu do drugiego, tak żeby nikt ich już nie przepisywał. Zamówienie ze sklepu internetowego, które samo pojawia się w fakturowaniu.
- Wysyłanie czegoś we właściwym momencie: przypomnienia dzień przed spotkaniem, wiadomości po wysłaniu oferty, powiadomienia, gdy stan magazynowy spadnie poniżej progu.
- Tworzenie dokumentów z danych, które już Państwo mają: ofert, zleceń pracy, faktur, raportów.
- Sprawdzanie i sortowanie: kierowanie przychodzących zgłoszeń do właściwej osoby albo kontrola, czy dokumentacja sprawy jest kompletna.
Co łączy te cztery rzeczy: kroki są z góry ustalone i niczego nie trzeba oceniać. Gdy tylko ocena staje się potrzebna, automatyzacja przygotowuje, a decyzję podejmuje człowiek.
Czego szukać
Zadań, które często się powtarzają, za każdym razem przebiegają według tych samych kroków i nie wymagają oceny. Przepisywanie danych z jednego systemu do drugiego to podręcznikowy przykład. Dobry test: czy potrafią Państwo wyjaśnić zadanie nowemu pracownikowi w pięciu zdaniach, bez słowa „zazwyczaj”? Jeśli tak, zadanie dojrzało do automatyzacji.
Zacząć od czegoś małego i mierzalnego
Warto wybrać coś, o czym już dziś można powiedzieć, ile czasu zajmuje. Bez tej liczby nie będzie wiadomo, czy coś to dało, a wtedy reszta inicjatywy sama wygaśnie. Pół godziny dziennie, które znika, przekonuje bardziej niż wielki plan na papierze.
Nie automatyzować bałaganu
Szybsze wykonywanie złego procesu nie czyni go lepszym, tylko szybciej prowadzi do błędów. Najpierw trzeba uporządkować proces. Czasem okazuje się wtedy, że dany krok jest w ogóle zbędny, a to najtańsza automatyzacja, jaka istnieje.
Integracja, gotowy pakiet czy oprogramowanie na zamówienie?
Są trzy drogi, a właściwa jest ta najtańsza, która wystarcza:
- Funkcja, którą już Państwo mają. Wiele pakietów potrafi więcej, niż się z nich wykorzystuje. Warto zacząć od sprawdzenia tego.
- Połączenie dwóch pakietów przez ich API. Często to zabieg o największym efekcie, bo przepisywanie znika całkowicie.
- Oprogramowanie na zamówienie, gdy Państwa sposób pracy odbiega od tego, co zakładają gotowe pakiety. Kiedy to się opłaca, przeczytają Państwo w artykule oprogramowanie standardowe czy na zamówienie oraz na stronie oprogramowanie na zamówienie.
Przewidzieć, co pójdzie nie tak
Każda automatyzacja kiedyś zawiedzie. Pytanie, czy ktoś to zauważy. Proces, który po cichu staje, jest groźniejszy niż ręczny krok, o którym ktoś zapomni, bo nikt na niego nie patrzy. Trzeba więc zadbać o to, by awaria wywoływała powiadomienie i by ktoś wiedział, że to powiadomienie jest skierowane właśnie do niego.
Człowiek tam, gdzie to ważne
Przy wszystkim, co ma skutki finansowe albo skutki dla klienta: niech automatyzacja przygotowuje, a człowiek zatwierdza. Zajmuje to kilka sekund, a zapobiega błędom, które kosztują Państwa najwięcej.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się automatyzacja od cyfryzacji?
Cyfryzacja to przejście z papieru na ekran: formularz staje się ekranem do wypełnienia. Automatyzacja idzie o krok dalej: to, co ma się wydarzyć po wypełnieniu, dzieje się samo. Najpierw cyfryzacja, potem automatyzacja. Więcej w artykule od papieru do cyfryzacji.
Czy automatyzacja jest tylko dla dużych firm?
Nie. Właśnie w małej firmie godzina przepisywania dziennie mocno ciąży, bo praca spada na tych samych kilka osób.
Czy potrzebuję do tego AI?
Zwykle nie. Praca o stałych krokach nie potrzebuje AI, wystarczy zwykłe oprogramowanie. AI przydaje się tam, gdzie dane wejściowe są nieuporządkowane: przy odczytywaniu dokumentu albo rozumieniu pytania zadanego zwykłym językiem. Więcej na stronie zastosowania AI.
Co dalej
Chcą Państwo wiedzieć, co w Państwa firmie da się zautomatyzować? Na stronie rozwiązania na zamówienie opisujemy, jak prowadzimy taki projekt. Można też od razu skontaktować się z nami.
