Che cos'è l'automazione e da dove si comincia?
Automazione significa far eseguire al software, anziché a una persona, il lavoro ricorrente che segue sempre gli stessi passaggi. Non si tratta di robot né di meno personale: si tratta di lavoro che non richiede giudizio, come ridigitare dati, inviare promemoria o comporre un report. Conviene cominciare in piccolo, da qualcosa di cui oggi sai quanto tempo richiede.
Che cos'è l'automazione, in concreto?
In un'azienda l'automazione si riduce quasi sempre a una di queste quattro cose:
- Passare dati da un sistema all'altro, così che nessuno li ridigiti più. Un ordine del negozio online che finisce da solo nella fatturazione.
- Inviare qualcosa al momento giusto: un promemoria il giorno prima di un appuntamento, un'e-mail di follow-up dopo un preventivo, un avviso quando le scorte scendono sotto una soglia.
- Comporre documenti a partire da dati che hai già: preventivi, rapporti di intervento, fatture, report.
- Controllare e smistare: indirizzare le richieste in arrivo alla persona giusta, o verificare che una pratica sia completa.
Che cosa hanno in comune queste quattro cose: i passaggi sono fissi e non serve alcuna valutazione. Appena una valutazione serve, l'automazione prepara e una persona decide.
Che cosa cercare
Compiti che tornano spesso, che seguono ogni volta gli stessi passaggi e non richiedono una valutazione. Ridigitare dati da un sistema all'altro è l'esempio da manuale. Un buon test: riesci a spiegare il compito a un nuovo collaboratore in cinque frasi senza usare l'espressione "di solito"? Allora è maturo per l'automazione.
Comincia da qualcosa di piccolo e misurabile
Scegli qualcosa di cui oggi sai dire quanto tempo costa. Senza quel numero non saprai dopo se è servito, e allora il resto dell'iniziativa si ferma da sé. Mezz'ora al giorno che sparisce convince più di un grande piano sulla carta.
Non automatizzare il disordine
Eseguire più in fretta un processo scadente non lo migliora, lo rende solo più rapidamente sbagliato. Sistema prima il processo. A volte si scopre che il passaggio stesso è superfluo, ed è l'automazione più economica che esista.
Collegare, un pacchetto esistente o il su misura?
Le strade sono tre, e quella giusta è la più economica tra quelle che bastano:
- Una funzione che hai già. Molti pacchetti sanno fare più di quanto usi. Guarda prima lì.
- Un collegamento tra due pacchetti tramite le loro API. Spesso è l'intervento con l'effetto maggiore, perché la ridigitazione sparisce del tutto.
- Software su misura, quando il tuo modo di lavorare si discosta da ciò che i pacchetti standard danno per scontato. Quando rende lo leggi in software standard o su misura e alla pagina software su misura.
Prevedi che cosa può andare storto
Ogni automazione prima o poi fallisce. La domanda è se qualcuno se ne accorge. Un processo che si ferma in silenzio è più pericoloso di un passaggio manuale che qualcuno dimentica, perché nessuno lo guarda. Fa' quindi in modo che un guasto generi un avviso, e che qualcuno sappia che quell'avviso è destinato a lui.
Tieni una persona nel giro dove conta
Per tutto ciò che ha conseguenze finanziarie o conseguenze per un cliente: fa' preparare all'automazione e confermare a una persona. Costa qualche secondo ed evita gli errori che ti costerebbero più cari.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra automazione e digitalizzazione?
Digitalizzare è passare dalla carta allo schermo: un modulo diventa una schermata da compilare. Automatizzare fa un passo in più: ciò che deve succedere dopo la compilazione succede da sé. Prima si digitalizza, poi si automatizza. Approfondisci in dalla carta al digitale.
L'automazione è una cosa solo per le grandi aziende?
No. Proprio in una piccola azienda un'ora al giorno di ridigitazione pesa molto, perché il lavoro ricade sempre sulle stesse poche persone.
Mi serve l'IA per farlo?
Di solito no. Il lavoro a passaggi fissi non ha bisogno dell'IA, basta un normale software. L'IA diventa utile dove i dati in ingresso sono disordinati: leggere un documento, capire una domanda in linguaggio naturale. Vedi applicazioni di IA.
Per approfondire
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