Par où commencer pour automatiser ?
Automatiser, c'est confier à un logiciel plutôt qu'à une personne le travail récurrent qui suit toujours les mêmes étapes. Il ne s'agit ni de robots ni de réduire le personnel : il s'agit du travail qui ne demande aucun jugement, comme recopier des données, envoyer des rappels ou compiler un rapport. Le mieux est de commencer petit, par une tâche dont vous savez aujourd'hui combien de temps elle prend.
Qu'est-ce que l'automatisation, concrètement ?
Dans une entreprise, l'automatisation revient presque toujours à l'une de ces quatre choses :
- Transmettre des données d'un système à un autre, pour que plus personne ne les recopie. Une commande de la boutique en ligne qui arrive d'elle-même dans la facturation.
- Envoyer quelque chose au bon moment : un rappel la veille d'un rendez-vous, un e-mail de suivi après un devis, une alerte lorsque le stock passe sous un seuil.
- Établir des documents à partir de données que vous possédez déjà : devis, bons de travail, factures, rapports.
- Contrôler et trier : diriger les demandes entrantes vers la bonne personne, ou vérifier qu'un dossier est complet.
Le point commun de ces quatre cas : les étapes sont fixes, et aucune appréciation n'est nécessaire. Dès qu'il faut un jugement, l'automatisation prépare et une personne décide.
Ce que vous cherchez
Des tâches qui reviennent souvent, suivent chaque fois les mêmes étapes et ne demandent aucune appréciation. Recopier des données d'un système à un autre en est l'exemple type. Un bon test : pouvez-vous expliquer la tâche à un nouveau collaborateur en cinq phrases, sans utiliser l'expression « en général » ? Alors elle est mûre pour l'automatisation.
Commencez par quelque chose de petit et de mesurable
Choisissez une tâche dont vous pouvez dire aujourd'hui combien de temps elle prend. Sans ce chiffre, vous ne saurez pas après coup si l'opération a rapporté quelque chose, et le reste de l'initiative s'arrêtera de lui-même. Une demi-heure par jour qui disparaît convainc davantage qu'un grand plan sur papier.
N'automatisez pas le désordre
Exécuter plus vite un mauvais processus ne le rend pas meilleur, seulement plus vite erroné. Mettez d'abord de l'ordre dans le processus. Il apparaît parfois que l'étape elle-même est superflue, et c'est l'automatisation la moins chère qui soit.
Une liaison, un logiciel existant ou du sur mesure ?
Il y a trois manières de faire, et la moins chère qui suffit est la bonne :
- Une fonction que vous avez déjà. Beaucoup de logiciels en font plus que ce que vous utilisez. Regardez d'abord de ce côté.
- Une liaison entre deux logiciels par leur API. C'est souvent l'intervention la plus efficace, parce que la recopie disparaît complètement.
- Un logiciel sur mesure, lorsque votre façon de travailler s'écarte de ce que supposent les logiciels standard. Quand cela se justifie, vous le lirez dans logiciel standard ou sur mesure et sur logiciel sur mesure.
Prévoyez ce qui peut mal tourner
Toute automatisation tombe un jour en panne. La question est de savoir si quelqu'un le remarque. Un processus qui s'arrête en silence est plus dangereux qu'une étape manuelle que quelqu'un oublie, car personne ne le surveille. Veillez donc à ce qu'une panne déclenche une alerte, et à ce que quelqu'un sache que cette alerte lui est destinée.
Gardez un humain dans la boucle là où cela compte
Pour tout ce qui a des conséquences financières ou des conséquences pour un client : laissez l'automatisation préparer et une personne confirmer. Cela prend quelques secondes et évite les erreurs qui vous coûtent le plus cher.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre automatisation et numérisation ?
Numériser, c'est passer du papier à l'écran : un formulaire devient un écran de saisie. Automatiser va un pas plus loin : ce qui doit se passer après la saisie se fait tout seul. D'abord numériser, ensuite automatiser. Vous en saurez plus dans numériser un processus.
L'automatisation est-elle réservée aux grandes entreprises ?
Non. C'est justement dans une petite entreprise qu'une heure de recopie par jour pèse lourd, parce que le travail retombe sur les mêmes quelques personnes.
Ai-je besoin de l'IA pour cela ?
Le plus souvent, non. Un travail aux étapes fixes n'a pas besoin d'IA, un logiciel classique suffit. L'IA devient utile là où les données d'entrée sont désordonnées : lire un document, comprendre une question formulée en langage courant. Voir applications IA.
Pour aller plus loin
Vous voulez savoir ce qui peut être automatisé dans votre entreprise ? Sur développement sur mesure, vous lirez comment nous abordons un tel projet. Vous pouvez aussi prendre directement contact avec nous.