Od papieru do cyfryzacji: jak się do tego zabrać?

Digitalizacja papierowego procesu jeden do jednego daje w efekcie cyfrowy proces papierowy. Rzadko o to chodzi.

Najpierw opisać, co naprawdę się dzieje

Nie procedurę w wersji z papieru, lecz to, jak praca faktycznie przebiega — łącznie z obejściami, które ludzie stosowali, bo procedura nie działała.

Przy każdym kroku pytać: po co?

Wiele kroków istnieje tylko dlatego, że papier trzeba komuś przekazać. W wersji cyfrowej połowa z nich odpada. Nie należy ich przenosić bezrefleksyjnie.

Zacząć od formularza

Miejsce, w którym dane trafiają do systemu, decyduje o jakości wszystkiego, co dzieje się dalej. Dobrze zaprojektowany ekran do wprowadzania danych z walidacją rozwiązuje więcej niż dziesięć raportów po fakcie.

Liczyć się z oporem

Papier jest widoczny i daje poczucie kontroli. Trzeba pokazać, że cyfrowa alternatywa daje ten sam przegląd sytuacji, bo inaczej ludzie będą prowadzić równoległą, nieoficjalną ewidencję.

Zmierzyć jedną rzecz

Czas realizacji procesu przed zmianą i po niej. To liczba, która uzasadnia inwestycję.