Von Papier zu digital: Wie gehen Sie das an?

Einen Papierprozess eins zu eins zu digitalisieren ergibt einen digitalen Papierprozess. Das ist selten das Ziel.

Beschreiben Sie zuerst, was wirklich passiert

Nicht das Verfahren, wie es auf dem Papier steht, sondern wie die Arbeit tatsächlich abläuft – einschließlich der Umwege, die Menschen genommen haben, weil das Verfahren nicht funktionierte.

Fragen Sie bei jedem Schritt nach dem Warum

Viele Schritte existieren nur, weil Papier nun einmal weitergereicht werden muss. Digital entfällt die Hälfte davon. Übernehmen Sie sie nicht blind.

Beginnen Sie beim Formular

Der Punkt, an dem Daten hereinkommen, bestimmt die Qualität von allem danach. Eine gut gestaltete Eingabemaske mit Validierung löst mehr als zehn Berichte im Nachhinein.

Rechnen Sie mit Widerstand

Papier ist sichtbar und gibt Kontrolle. Zeigen Sie, dass die digitale Alternative denselben Überblick bietet, sonst führen die Leute eine Schattenverwaltung.

Messen Sie eine Sache

Die Durchlaufzeit des Prozesses vorher und nachher. Das ist die Zahl, die die Investition rechtfertigt.